چگونگی درج توضیحات، زیرنویس و پانوشت
توضیحات زیرنویس و زیرنویس پایانی به شما كمك می‌كنند تا مطالب بیشتری را به سندهای خود اضافه كنید. توضیحات می‌تواند به شما كمك كند تا استفاده كنندگان مختلفی كه روی یك سند كار می‌كنند را شناسایی كنید، اگر اداره شما از شما بخواهد كه گزارش‌ها را برای نظرسنجی از رؤسای بخش‌های مختلف، ارسال كنید می‌توانید از توضیحات برای اضافه كردن متن به سند استفاده كنید.
برخی سندهای Word برای شناساندن منبع متن یا برای ارجاع دادن به مطالب دیگر به زیرنویس یا زیرنویس پایانی نیاز دارند. با استفاده از كادر محاوره‌ای Footnote and Endnote می‌توانید چنین یادداشت‌هایی را به صفحات سند خود اضافه كنید. زیرنویس، در پایان هر صفحه و زیرنویس پایانی در انتهای سند می‌آید.
شروع به ایجاد توضیحات كنید
در جایی از سند كه می‌خواهید توضیحات را درج كنید كلیك كنید و از منوی Insert، گزینه Comment را انتخاب كنید.
توضیحات را وارد كنید
یك كادر برای وارد كردن توضیحات و نوار ابزار Reviewing باز می‌شود متن توضیحات را مانند متن‌های دیگر در Word، تایپ كنید.
نتیجه كار را مشاهده كنید
برای مشاهده نویسنده توضیحات در سند، اشاره‌گر ماوس را روی آن ببرید. یك كادر Screen Tip ظاهر می‌شود و اسم شخصی كه این توضیحات را نوشته است را نشان می‌دهد.
یك زیرنویس یا زیرنویس پایانی اضافه كنید
در محلی از سند كه می‌خواهید یك شماره ارجاع اضافه كنید كلیك كنید. از منوی Insert، گزینه Reference و بعد گزینه Footnot را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ایFootnote and Endnote ظاهر شود.
یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید
در قسمت Location در این كادر محاوره‌ای، بسته به نوع یادداشتی كه می‌خواهید، یكی از گزینه‌های Footnotes یا Endnotes را انتخاب كنید. روی Insert كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و به صفحه سند برگردید.
یك ارجاع اضافه كنید
Word، یك شماره ارجاع بالانویس در دید Print Layout به متن اضافه می‌كند. یك ناحیه زیرنویس یا زیرنویس پایانی در پایین پنجره‌ای كه باید در آن، متن ارجاع را وارد كنید باز می‌شود. وقتی كه متن زیرنویس را نوشتید، روی دكمه Close در بالای ناحیه زیرنویس كلیك كنید.
*توجه*
گزینه‌های مرور كننده
اگر محل كار شما نیاز به اشتراك‌گذاری مكرر سندها دارد، از پیدا كردن ابزارهای مختلف مرور در Word برای دنبال كردن تغییرات، ذخیره كردن نسخه‌ها و غیره خوشحال خواهید شد. تمام گزینه‌های موجود در فقط یك نوار ابزار یعنی نوار ابزار Reviewing وجود دارد. برای دستیابی به این نوار ابزار، از منوی View، گزینه Toolbars و بعد گزینه Reviewing را انتخاب كنید.
استفاده از كادر Reviewing
همچنین می‌توانید در كادر Reviewing، توضیحات را تایپ كنید. روی دكمه Reviewing Pane در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید. در این كادر كلیك كنید و توضیحات خود را تایپ كنید.
حذف توضیحات
برای حذف توضیحات، روی آن كلیك كنید تا آن را انتخاب كنید. بعد روی دكمه Reject Change / Delete Comment در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید.
